При организации работы с документами в учреждении (компании) необходимо, прежде всего, руководствоваться законодательством в сфере информации и документации, на основании которого разрабатываются локальные нормативные акты, прежде всего это, конечно же, инструкция по делопроизводству.
Перечислим основные нормативные документы, которыми на наш взгляд необходимо руководствоваться при разработке инструкции по делопроизводству:
- федеральный конституционный закон от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации»;
- федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- постановление Правительства Российской Федерации от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации»;
- устав организации;
- ГОСТ Р 51511-2001 «Государственный стандарт Российской Федерации. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования», принятым и введенным в действие постановлением Госстандарта России от 25.12.2001 № 573-ст;
- ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденным и введенным в действие приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст;
- ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденным и введенным в действие приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст;
- примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утвержденная приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 44; - правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов государственных органов, органов местного самоуправления и организаций от 31.07.2023 № 77.
Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с применением информационных технологий.
Для учреждений с большим документооборотом, на наш взгляд, не заменима многопользовательская система электронного документооборота (СЭД), поддерживающая процесс автоматизации делопроизводства и управления документопотоками для повышения эффективности деятельности.
Преимущества электронного документооборота в сравнении с бумажным неоспоримы, ведь это:
- сокращение времени на обработку документа в десятки раз, сокращение затрат на канцелярию и отправку/доставку документов;
- исключены потери документов;
- своевременная доставка и получение документов;
- ускорение процессов согласования, подписания, отправки документов, а значит повышение исполнительской дисциплины;
- упрощение поиска нужных документов.
«Можно бесконечно долго перечислять преимущества электронного документооборота, но суть всех этих преимуществ сводится к одному - современная система электронного документооборота — ключ к упорядочиванию процессов делопроизводства в учреждении. Также хочется сказать, что при обращении к программистам для разработки СЭД необходимо тщательно проработать с ними вопросы процессов построения документооборота именно в вашей организации. Не забывайте о том, что СЭД должна соответствовать нормам инструкции по делопроизводству, утвержденной в вашей организации», - отмечает заместитель директора филиала ППК «Роскадастр» по Омской области Игорь Баскаков.